Отдел конференционного обслуживания (Найроби)
О нас
Отдел конференционного обслуживания состоит из следующих подразделений:
- Канцелярия начальника, Секция устного перевода
- Секция планирования и координации
- Секция публикаций и Секция письменного перевода и редакционного контроля
- Секция конференционного обслуживания
В состав Отдела также входят Группа по информационным технологиям и Панафриканский консорциум по подготовке магистров в области устного и письменного перевода. Отдел оказывает весь спектр конференционных услуг программам Организации Объединенных Наций, расположенным в Найроби, в частности Программе Организации Объединенных Наций по окружающей среде, Программе Организации Объединенных Наций по населенным пунктам и их вспомогательным органам, а также совещаниям и конференциям других учреждений, фондов и программ системы Организации Объединенных Наций и межправительственных организаций, которые проводятся в Найроби и за его пределами.
О нашей работе
Отдел конференционного обслуживания был создан в сентябре 2000 года в качестве отдельно финансируемой структуры Отделения Организации Объединенных Наций в Найроби в результате объединения статей регулярного бюджета, относившихся к обслуживанию конференций, и ресурсов, ранее распределявшихся между разделами бюджета, относящимися к финансированию деятельности Программы Организации Объединенных Наций по окружающей среде, Программы Организации Объединенных Наций по населенным пунктам и Отделения Организации Объединенных Наций в Найроби. Значительная часть программ Отдела финансируется на основе возмещения расходов.
С момента своего создания Отдел обеспечивает помещениями конференции и заседания, проходящие в Найроби, а также предоставляет конференционные услуги за рубежом. В распоряжении Отдела имеются 13 конференц-залов, функционирование которых обеспечивается специализированным персоналом, что позволяет Отделу конференционного обслуживания удовлетворять потребности самых разных клиентов и обслуживать широкий спектр конференционных мероприятий. Отдел обслуживает около 4000 заседаний в год, а объем выпускаемой им документации в настоящее время составляет порядка 8 млн слов в год.
Помимо предоставления конференционных помещений, Отдел предлагает широкий спектр других конференционных услуг, включая издательские услуги, редактирование документов и письменный и устный перевод. Помимо помещений для проведения конференций, Отдел по запросу предоставляет помещения и для проведения выставок. Он также координирует предоставление в связи с проведением мероприятий всех требуемых услуг, которые оказываются другими структурами Отделения Организации Объединенных Наций в Найроби, как то управление эксплуатацией помещений, медицинское обслуживание и обеспечение охраны и безопасности. Независимо от того, планируется ли проведение мероприятий в Найроби или в другом месте, где Организация Объединенных Наций не располагает конференционными помещениями, Отдел может и будет содействовать удовлетворению любых потребностей клиентов.
Помимо обслуживания проводимых в Найроби заседаний органов, включенных в расписание конференций и совещаний, Отдел на возмездной основе оказывает услуги другим структурам как в Найроби, так и в других местах. Смета расходов составляется исходя из потребностей участников мероприятий, и для обеспечения удовлетворения ожиданий клиентов составляются подробные планы обслуживания.
Поскольку предоставляемые Отделом услуги финансируются из внебюджетных источников и никаких финансовых гарантий не существует, так как клиенты подают заявки на услуги лишь тогда, когда они в них нуждаются, в Отделе принята практика управления использованием ресурсов, позволяющая обеспечить устойчивость деятельности Отдела в долгосрочной перспективе. Основная цель — добиться снижения себестоимости услуг Отдела, с тем чтобы он мог и далее оставаться конкурентоспособным и безубыточным и, в идеале, имел возможность делать небольшие резервные отчисления, которые способствовали бы обеспечению его финансовой устойчивости. За счет поступлений по линии возмещения расходов финансируется 54 процента должностей в Отделе.