Секция управления документооборотом
О нас
Секция управления документооборотом является ?единым окном?, через которое проходят все заявки на обработку документов заседающих органов и утвержденных изданий.
О нашей работе
Секция координирует своевременный выпуск документов заседающих органов и утвержденных изданий. Она тесно взаимодействует с подразделениями-составителями документов, секретариатами межправительственных органов, постоянными представительствами и всеми подразделениями, участвующими в обработке документов, для обеспечения предсказуемого поступления документов и их своевременного и одновременного выпуска на всех шести официальных языках Организации Объединенных Наций.
На Секцию возложены следующие основные функции, которые охватывают всю цепочку управления документооборотом и обработки документации:
- заблаговременное планирование обработки документов, которые будут рассматриваться Генеральной Ассамблеей, Советом Безопасности, Экономическим и Социальным Советом и всеми их вспомогательными органами в Нью-Йорке, путем:
- изучения резолюций до их принятия для оценки их последствий для бюджета по программам;
- регулирования спроса на услуги по обработке документов с помощью системы документооборота по графику и процесса предоставления исключений, а также прогнозирования рабочей нагрузки для облегчения планирования ресурсов во всех подразделениях, участвующих в обработке документов;
- контроля за тем, чтобы все предсессионные документы заседающих органов, т.е. документы, которые требуются совещательным органам для обсуждения во время их сессии, были подготовлены и представлены для обработки в соответствии с решениями директивных органов;
- обработка документов, включая установление сроков, обработку и своевременный выпуск документов заседающих органов на шести официальных языках Организации Объединенных Наций, с использованием системы , которая представляет собой всеохватывающую электронную систему управления рабочим процессом.
Решающее значение для своевременного выпуска документов имеет упреждающее управление документооборотом, которое включает в себя систему документооборота по графику, процесс предоставления исключений и гибкий подход к установлению сроков. Секция использует инструментарий аналитики рабочих процессов для выявления тенденций на основе имеющихся данных и прогнозирования поступления тех документов, которые не охвачены системой документооборота по графику, выявляя и снижая при этом риски в рамках всего процесса.